Comunicazione interna: nuovi mezzi per semplificare il lavoro delle aziende

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Rispetto a qualche anno fa il modo di comunicare è notevolmente cambiato, basti pensare alla veloce diffusione di mezzi di comunicazione come WhatsApp e Facebook Messenger. Se si riflette su questo aspetto sorge una domanda spontanea: oggi chi utilizza gli SMS o addirittura gli MMS? Nessuno o davvero pochissime persone. WhatsApp e Facebook sono entrate a far parte della quotidianità di tutti nella comunicazione privata e, difficilmente si potrà tornare indietro viste le funzionalità semplici e intuitive delle due applicazioni. Tutto ciò si riflette anche nel mondo delle imprese, da quelle più piccole alle multinazionali, in cui c’è sempre più bisogno di una comunicazione snella e veloce sia con i clienti ma anche con i propri collaboratori e dipendenti.

L’argomento diventa più complicato quando si parla di comunicazione interna tra dipendenti e collaboratori. In questo caso, la cultura aziendale è maggiormente ancorata ai vecchi mezzi di comunicazione: telefonate, inviare e rispondere ad email, riunioni, messaggi. Quelli nuovi e quindi più in generale la digitalizzazione, sono visti come il “male” e spesso si evitano pensando che non ci sia nessun profitto. Ma uno studio recente di McKinsey dimostra che un’azienda può avere un maggior profitto, fino al 25% in più, se investe su applicazioni che aiutano la collaborazione tra collaboratori e dipendenti. Quindi perché non sfruttare i social network aziendali?

Quali sono i Social Network Sites aziendali?

Applicazioni come WhatsApp e Facebook Messenger non si adattano alle esigenze di un contesto aziendale. Ecco perché sono stati realizzati dei software capaci principalmente di:

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Garantire la sicurezza e protezione dei dati;

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Gestione dei ruoli dei partecipanti nelle chat di gruppo;

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Caricamento, gestione e condivisione di documenti.

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Un esempio interessante è quello dell’azienda di cosmetici Lush britannica. Attraverso il software Slack l’azienda è riuscita a coordinare velocemente la comunicazione interna di 240 negozi sparsi su sei continenti. Lo scambio diretto di informazioni nei gruppi di argomenti ha ridotto considerevolmente il numero delle email inviate, il 75% più precisamente. Questo ha influito positivamente sull’azienda portando maggiore chiarezza dei compiti nonostante la distanza geografica. Esistono altri programmi simili a Slack con le caratteristiche citate sopra: Yammer, Microsoft SharePoint, HipChat, Java, Facebook Workplace, Chatter, SAP Jam e IBM ESN con Connections Cloud.

Comunicazione aziendale trasparente e diretta

Lo studio Deloitte dimostra come dal 2011 sia in crescita il numero di aziende che si affidano a programmi di social network per coordinare la comunicazione all’interno di un’azienda. Ma lo strumento in sé deve sempre essere affiancato da una valida strategia digitale aziendale che faccia capire a tutto il team di lavoro l’importanza di comunicare in modo trasparente, veloce e sicuro.  L’interazione tra capo, dipendenti e collaboratori è indispensabile per fissare nuovi obiettivi e nuove strategie e migliorare così la propria produttività.

Nella seconda parte l’intervista di Job Wizards a Jennifer Kotara di Konica Minolta Business Solutions.

Riferimenti:

Job Wizard – Fast and transparent: how social network tools are changing internal communication (part 1)

 

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