10 problemi e possibili soluzioni per risparmiare e sfruttare al meglio la multifunzione in ufficio.

 

Quasi mai le aziende acquistano correttamente il modello di stampante, analizzando le caratteristiche di produzione più adatte alle proprie necessità.

Ciò avviene per tre motivi:

• si tenta di risparmiare denaro,
• si definisce erroneamente le funzioni che la stampante andrà a svolgere
• l’inconsapevolezza del mercato delle apparecchiature per ufficio.

La stampante acquistata in modo “irresponsabile” si trova ad affrontare un’ambiente ostile: si riempie di polvere d’ufficio, viene ricaricata con consumabili di scarsa qualità, si consuma e si rompe a causa di un uso improprio.

Per evitare questi disagi alla stampante e a voi stessi, ecco dieci possibili situazioni in cui potresti trovarti o esserti trovato in passato e come affrontarle.

1. La stampante mangia la carta

Il problema con l’alimentazione della carta è il più comune: si verifica quando i rulli di alimentazione si sporcano o si consumano.

Gli esperti li puliranno in mezz’ora o li cambieranno nell’arco di due giorni.

In alternativa:

Rimuovi la carta inceppata solo mentre sta uscendo, altrimenti potresti rompere le bandiere dei sensori, cosa che renderà le riparazioni ancora più costose. In nessun caso bisogna prendere la carta inceppata con le forbici o le pinzette:

oggetti estranei potrebbero danneggiare facilmente la “stufa” – la cosiddetta unità di fusione. La riparazione dell’unità di fusione è molto più costosa, al punto che sarebbe più vantaggioso acquistare una nuova stampante.

2. Occorrono troppi soldi per la manutenzione della multifunzione

Probabilmente, l’errore si è verificato nella fase di scelta di una stampante: l’azienda ha scelto il prezzo più basso senza vagliare le proprietà e l’effettivo utilizzo della stessa.

Il prezzo del dispositivo basico è sempre il più accattivante rispetto ai componenti aggiuntivi: materiali di consumo, i pezzi di ricambio, la manutenzione e il supporto sono più costosi.

Il costo della stampa su un dispositivo economico è, ad esempio, 0,003 centesimi per foglio, ma se stampi tremila pagine al mese, in soli sei mesi vedrai salire i costi per le consumabili e i ricambi.

Soluzione: calcolare il costo delle stampe e valutare la sostituzione della stampante.

Valutare l’effettivo utilizzo/lavoro della multifunzione, in futuro, ti permetterà di risparmiare tempo e denaro: Se l’azienda ha un piccolo carico di stampa, una stampante eccessivamente produttiva non è necessaria.

3. Distorsioni durante la stampa

La stampante, a volte, lascia strisce, cambia e ritaglia il testo. In questo caso, l’esperto determinerà qual è la componente rotta in base alla distanza tra i difetti: possono esserci molte varianti.

Nelle stampanti, c’è un certo numero di elementi di risorsa che si consumano. È necessario cambiarli durante la manutenzione, come le pastiglie dei freni in una macchina.

4. Niente stampa fronte/retro

L’assenza della stampa Fronte/Retro si riflette nell’aumento del consumo di carta. Un foglio A4 costa circa 0,007 cent. Ci sono aziende i cui volumi di stampa sono misurati da centinaia di migliaia e persino milioni di pagine al mese.

Per ogni cinquantamila pagine che potrebbero essere stampate su entrambi i lati del foglio, ma stampate su uno, l’azienda perde 350Euro al mese, solo di carta.

Fare un’accurata analisi prima di acquistare una multifunzione da lavoro, spesso, permette di risparmiare sui lunghi periodi.

5. Carico consigliato superato

Le stampanti non sono progettate per il massimo carico: comporta un aumento dei costi di stampa, riparazioni e sostituzione troppo frequenti dei materiali di consumo. Questo capita quando si cerca di risparmiare al momento dell’acquisto e di caricare i dispositivi poco costosi.

Può succedere che il carico sul dispositivo possa superare quello consigliato, ma se ciò accade in continuazione, si possono verificare i problemi sopra elencati. E’ necessario in tal caso pensare di distribuire il carico tra più dispositivi o di sostituire il dispositivo con uno più efficiente.

Utilizzare stampanti domestiche in ufficio è sempre una soluzione controproducente: inefficenti sul lavoro, difficili da amministrare, hanno cartucce di piccolo volume ed i costi di stampa sono più alti, che spesso non ha senso riparare.

6. Funzionalità extra non sufficienti

È necessario capire quali attività verranno risolte utilizzando il dispositivo e tenerne conto al momento di scegliere un modello e una configurazione. Se è stato commesso un errore durante la selezione del modello di stampante, è possibile acquistare ulteriori opzioni, ma ciò dipende dal modello specifico.

I dispositivi per il business sono assemblati come designer.

Si consiglia di valutare immediatamente le esigenze dell’azienda:

• Quali sono i modi per connettersi al dispositivo e proteggere i dati trasmessi.
• Se è necessaria la scansione di rete e fronte/retro.
• Se è utile un alimentatore automatico di documenti, un dispositivo che prepara automaticamente la carta per la scansione.
• Il numero di vassoi carta opzionali.
• Le opzioni di finitura del lavoro

I meccanismi di finitura possono essere diversi: dalla semplice graffatura alla creazione di opuscoli completi. Alcune stampanti raccolgono un libro già pronto in rilegatura. Se la società produce regolarmente tali materiali, allora vale la pena calcolare il recupero del “rifinitore” confrontando il costo della stampa con i servizi della tipografia.

7. Compatibilità media limitata

Stampare “in casa” è quasi sempre meno costoso e più veloce, ma la stampante potrebbe non avere le funzioni necessarie.

Se l’azienda stampa regolarmente nella tipografia, ad esempio materiali di marketing, potrebbe essere molto più economico avere una multifunzione propria.

Quando si sceglie una stampante, è necessario valutare le esigenze della propria azienda e decidere tra i vari formati – A3, buste, biglietti da visita, depliant, stampa a colori o monocromatica.

Ci sono situazioni in cui in ufficio con una stampante laser monocromatica c’è necessità sporadica di stampa a colori. In tal caso, puoi acquistare un’altra stampante, a colori, ma ugualmente economica.

Potrebbe interessarti questo articolo su “Come individuare i costi di stampa nella tua azienda in 5mosse” proposto da Atc Service.

8. L’inchiostro si secca regolarmente

E’ il problema più comune dei dispositivi a getto d’inchiostro.

Si verifica a causa del fermo macchina per un lungo periodo. A volte aiuta pulire la testina di stampa, ma più spesso deve essere cambiata.

In alcune situazioni, tali riparazioni sono economicamente troppo onerose.

Per evitare spese inutili, è sufficiente stampare qualcosa almeno una volta a settimana.

Ricordati sempre di controllare gli ugelli: il test diagnostico di base può essere eseguito nelle impostazioni del sistema operativo, tramite le utility della stampante o sul dispositivo stesso in base alle istruzioni.

9. Il sigillo sbiadito

Un problema comune causato da materiali di consumo di bassa qualità e contaminazione dei componenti della stampante.

È necessario pulire il dispositivo e sostituire la cartuccia o il toner con consumabili migliori.

La riparazione richiede da mezz’ora a due ore.

In alcuni casi, potrebbe essere necessario sostituire l’unità laser o l’unità di sviluppo, questo influirà significativamente sui costi di riparazione.

 

10. La stampante stampa lentamente

In alcuni casi non è un problema: alcune stampanti sono più lente a scrivere su carta di un tipo inappropriato o sono protette dal surriscaldamento con un lavoro volumetrico.

La stampa lenta può essere causata da rulli di alimentazione sporchi o consumati: la carta è presa male dal vassoio, il suo percorso viene rallentato fino a quando non viene applicato l’inchiostro. Se l’apparecchio nel suo complesso ha un alto grado di usura, allora è più conveniente acquistarne uno nuovo.

La velocità di stampa è un parametro che spesso non viene considerato al momento dell’acquisto, se non fosse un problema di usura, ma di una poco attenta valutazione iniziale?

Potrebbe interessarti quest’articolo: “Quello che i produttori non ti dicono sulla velocità di stampa.”

Hai preso in considerazione tutte le variabili elencate?

Ecco il mio consiglio:

 

La stampante compatta BizHub C3110 è adatta per piccoli uffici: stampa in modo rapido i documenti a colori e in bianco e nero e supporta le tecnologie di stampa WiFi.

 

 

 

 

 

 

Più in generale, come hai appena visto, per una maggiore produttività ed un risparmio a lungo termine, è fondamentale operare una scelta consapevole al momento dell’acquisto.

Qualora l’articolo non fosse sufficiente per prendere una decisione, i nostri tecnici sono sempre a tua disposizione 😉

 

Margherita – Staff Office Line