Stampanti “domestiche” in ufficio: perchè non sono una buona idea.

Quando si ricerca una stampante, è necessario comprendere le attività per le quali è prevista.

La differenza principale tra una stampante per ufficio ed una destinata all’uso domestico è la quantità di stampa: in ufficio il carico della stampante può superare anche 100mila pagine al mese, mentre in casa, con ogni probabilità, anche se si stampasse “molto”, il volume di stampa non supererebbe le 500 pagine mensili.

Le statistiche ci dicono che la maggior parte dell’uso domestico di una stampante è destinato prevalentemente alla produzione di fotografie a colori, una tipologia di stampa eseguita meglio da una stampante a getto d’inchiostro.

Andando a controllare il costo per stampa (in termini di pagina), le stampanti a getto d’inchiostro sono molto più costose di quelle laser:

le stampanti a getto d’inchiostro sono più economiche al momento dell’acquisto, ma più costose da mantenere, mentre le stampanti “Laser”, al contrario, sono più costose all’acquisto, ma più economiche nei costi di gestione.

Per questo motivo, l’uso delle stampanti a getto d’inchiostro, si sta spostando sempre più verso le mura domestiche, mentre negli uffici le più utilizzate sono le stampanti LED.

Esistono stampanti LED ad un prezzo appetibile (destinate all’uso domestico, che puoi trovare facilmente sia online che nei punti vendita della tua città) e non sono rare le occasioni in cui si presenta la tentazione di usare queste macchine in ufficio, ma il carico mensile di tali dispositivi non supera, normalmente, le 7-10mila pagine.

Abbiamo precedentemente affrontato le possibili problematiche che possono sorgere a causa di un acquisto precipitoso (ti rimandiamo a tal proposito all’articolo “10 problemi e possibili soluzioni per risparmiare e sfruttare al meglio la multifunzione in ufficio“), ma è importante, anche in questo caso, porre l’accento sull’eccesso del carico di stampa che porta la macchina ad una rapida rottura.

Fai attenzione, perchè in questo caso specifico, la stampante non è soggetta a garanzia, in quanto le condizioni operative vengono violate.

Il primo criterio per scegliere la macchina adatta per il proprio ufficio, piùttosto che per uso domestico, è il carico di lavoro che andrà a svolgere.

Ma come determinare la portata di stampa e quindi la multifunzione più adatta?

Molto semplice: bisogna contare!

Inizia intervistando i dipendenti: quante pagine stampano al giorno, in una settimana, in un mese? Se pensi che il sondaggio possa essere fuorviante, ed è possibile, prova a “tracciare la stampa” per qualche mese e fare una previsione.

Il modo più semplice per avere una stima più esatta del volume di stampa è quello di chiedere al responsabile del reparto/ ufficio quanta carta viene consumata in uno specifico lasso di tempo.

Per una previsione più corretta possibile:  considera l’eventuale tasso di crescita dell’azienda e aggiungi il 10-20% per le “varie ed eventuali”.

Hai raggiunto una cifra approssimativa? Il passo successivo è quello di decidere quante stampanti verranno utilizzate singolarmente/privatamente e quante in comune.

La soluzione più ovvia potrebbe essere una stampante per stanza-ambiente, ma è solo un suggerimento.

Le decisioni per l’acquisto di una stampante vanno ponderate in base alle specifiche dell’azienda: potrebbe essere indispensabile una stampante per ogni dipendente (per esempio in uno studio di commercialisti), oppure una sola macchina multifunzione è sufficiente per tutti i dipendenti.

Immaginiamo un’azienda con 12-15 dipendenti, più l’ufficio contabilità ed un reparto di progettazione:

• Per i dipendenti sarà necessaria una stampante produttiva di formato A3 con grande capacità di carico mensile ed un’alta velocità di stampa;
• Per la contabilità servitanno stampanti relativamente economiche ma separate al fine di garantire la riservatezza;
• Una stampante a colori sarà indispensabile ai progettisti.

Non conosci il fattore “velocità di stampa” o non sai come può aiutarti nel lavoro?

Non perderti il prossimo articolo 😉

Se credi che il conteggio “a mano” richieda troppo tempo, la consulenza per il tuo ufficio del nostro staff specializzato sarà ben lieto di illustrarti le possibili soluzioni previste anche per la protezione della privacy e la sicurezza delle tue multifunzioni.

Margherita – Staff Office Line