Come scegliere il distruggidocumenti giusto?

Il GDPR (Regolamento Europeo n° 679/2016) ha introdotto l’esplicito divieto di conservare i dati personali (nome, età, numero di telefono etc.) per un periodo superiore a quello necessario al perseguimento dello scopo del trattamento…

..ma molto più spesso la protezione dei dati viene sottovalutata!

Quasi ogni settimana i notiziari riportano dell‘uso illecito di dati in grande stile e del pericolo che ne deriva per ogni singolo cittadino se dati personali finiscono nelle mani sbagliate.

Le conseguenze possono essere: considerevoli danni economici ma anche la perdita, non quantificabile in termini economici, di considerazione e d’immagine. Questo vale sia nell’ambito privato che in quello professionale.

Le aziende sono già obbligate dal Regolamento Generale della Protezione dei Dati (GDPR) a trattare i dati personali in maniera responsabile e corretta. La protezione dei dati spesso non è effettuata in modo tale da poterne impedire il furto e l’uso illecito.

Anche se il Regolamento Generale dell’UE sulla Protezione dei Dati (dal 25 maggio 2018) stabilisce che le violazioni saranno perseguite con multe fino a 20 milioni di Euro o il 4 % del fatturato dell’azienda e persino la detenzione, gli sforzi per adeguarsi alla normativa sono spesso superficiali.

Questo ci spiega perciò come possano degli estratti conto finire sulla strada durante lavori di ammodernamento di una banca, o come elenchi di voti di maturità o dati medici di pazienti possano essere trovati nel cassonetto della carta.

Come scegliere il distruggidocumenti giusto?

Diversi tipi di dati richiedono diversi tipi di protezione:

  1. LIVELLO 1: Cataloghi e pubblicità non necessitano di alti livelli di sicurezza (il loro trasferimento non autorizzato può avere effetti negativi limitati).
  2. LIVELLO 2: Fatture, polizze assicurative, documenti medici, carte di credito etc. richiedono alta protezione: le persone e le aziende interessate potrebbero subire ingenti danni se i loro dati finissero nelle mani sbagliate.
  3. LIVELLO 3: Documenti di ricerca o documenti militari hanno bisogno della massima protezione, perché la diffusione dei dati presenti metterebbe a rischio l’incolumità degli interessati o potrebbe avere comunque gravi effetti negativi.

Ecco qualche altro suggerimento

Gli altri dati da tenere in considerazione sono il tipo di supporto su cui sono presenti i dati: ovvero carta, CD/DVD ma anche hard disk, penne USB e supporti magnetici (es. card); infine è necessario valutare quale sia la quantità di dati da distruggere in un anno, nonché il numero di utilizzatori del distruggidocumenti.

Un piccolo ufficio con due/tre persone non produrrà infatti grandi quantità di “pezzi” e potrà lavorare agevolmente con un distruggidocumenti più piccolo, mentre una grande azienda potrà avere bisogno di rapodità e di un bidone di raccolta più ampio.

Perché? Perché tanto lo sappiamo: svuotare il cesto di frammenti spetta sempre a qualcun altro, tanto vale farlo il meno spesso possibile!

Un ente pubblico con un grande archivio potrà optare per un macchinario veloce, capace di disintegrare interi dox con documenti, anelli e tutto, riuscendo a liberare moltissimo spazio in breve tempo.

Le soluzioni sono tante, e sono adattabili ad ogni esigenza.

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Adesso che ne sapete quasi più di Aranzulla potrete valutare il prossimo step serenamente. E per quello che non dovesse essere ancora chiaro: ci pensiamo noi 😉

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