Il tradizionale lavoro d’ufficio dietro ad una scrivania non soddisfa più le esigenze degli uffici più dinamici e moderni. Ecco perché si sente parlare sempre più spesso di smart working. La trasformazione del modo di lavorare coinvolge le grandi multinazionali ma anche le piccole e medie imprese.

Ma cosa significa smart working?

La difficoltà nel definire lo smart working (in italiano “lavoro agile”) è determinato dal fatto che spesso si confonde con professioni che si svolgono al di fuori delle quattro mura dell’ufficio come i freelance o il telelavoro. In realtà, questo nuovo modo di lavorare richiede una dimensione aziendale e deve essere caratterizzato da tre elementi fondamentali:

  • Il rapporto tra dirigenti e dipendenti si deve basare sulla fiducia.
  • La collaborazione è determinante per incrementare la produttività attraverso nuove tecnologie.
  • La riorganizzazione degli spazi di lavoro.

Quindi cosa succede? Si responsabilizza maggiormente il lavoratore: gli obiettivi personali coincidono con quelli professionali ed aziendali.  Il singolo organizza le sue attività in modo autonomo tenendo conto degli obiettivi da raggiungere stabiliti dal team di lavoro. Lo Smart Working rappresenta un nuovo modus operandi che porta sicuramente ad un aumento della produttività dell’azienda e ad una maggiore motivazione del lavoratore dipendente.  Lo dimostrano le grandi multinazionali come Microsoft e Google che hanno applicato questo metodo già da diversi anni.

Potreste pensare: “Sì bellissimo. Ma cosa mi interessa, la mia azienda funziona benissimo così!”

Siete davvero sicuri di questo? Pensate a come è cambiata la comunicazione nella vita privata. Le applicazioni di messaggistica istantanea come Whatsapp e i social network come Facebook, Instagram o Twitter sono usati dalla maggior parte delle persone per comunicare. Le persone comunicano attraverso questi nuovi mezzi di comunicazione e perché non dovrebbe accadere la stessa cosa in azienda?

Naturalmente le aziende hanno bisogno di strumenti diversi e con scopi più specifici come descrivo in un articolo precedente. Ecco perché vi propongo dei software gratuiti o sicuramente presenti nel vostro computer con sistema operativo Windows per rendere il vostro lavoro smart.

Soluzioni gratuite per rendere il proprio ufficio smart

  1. Per prendere appunti vi consiglio Microsoft OneNote oppure EverNote. Software interessanti che potrete usare al posto di post-it e block-notes. Questo perché vi permette di rintracciare tutti gli appunti presi durante la giornata di lavoro, sincronizzare i diversi dispositivi e condividere le vostre note con chi desiderate.
  2. Per la condivisione di documenti più importanti la scelta è ricaduta su Google Drive. Chi non possiede un account Google? Tutti, oramai. Ecco perché questo importante mezzo permette di creare dei documenti e condividerli con un gruppo di lavoro o un singolo utente. Ognuno potrà modificare il documento solo se l’utente che lo ha creato ne ha dato il permesso.
  3. Infine per la creazione di una community vi propongo due strumenti, Google + oppure Slack. Creare una community permette di rendere la comunicazione più veloce e interattiva tra più partecipanti. Avete presente la confusione creata dalle email? Con la creazione di una community questo non succederà più.

Vi consiglio di provare per un mese e verificare se questo nuovo modo di lavorare sarà per voi un ostacolo o non ne potrete più fare a meno.

Lasciate qui sotto dei commenti e raccontate la vostra esperienza.